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Norme di comportamento del collegio sindacale di società non quotate

A cura del

GRUPPO DI LAVORO PER L’AGGIORNAMENTO E LA REVISIONE DEI PRINCIPI DI COMPORTAMENTO DEL COLLEGIO SINDACALE DI SOCIETÀ NON QUOTATE

AREA SISTEMA DI AMMINISTRAZIONE E CONTROLLO

Consiglieri Delegati

Raffaele Marcello

Massimo Scotton

 

Coordinatore

Luciano De Angelis

 

Componenti

Massimo Boidi

Ermando Bozza

Nicola Cavalluzzo

Raffaele D’Alessio

Roberto Frascinelli

Marcello Pollio

 

Esperti

Niccolò Abriani

Giovanni Barbara

 

Ricercatori

Cristina Bauco

Matteo Pozzoli

 

Keywords: Board of Auditors – rules of conduct – unlisted companies

Sommario:

Premessa - 1. Nomina, incompatibilità e cessazione dei componenti del collegio sindacale - 2. Funzionamento del collegio sindacale - 3. Doveri del collegio sindacale - 4. Partecipazione alle riunioni degli organi sociali - 5. Poteri di controllo del collegio sindacale - 6. Poteri/doveri di reazione del collegio sindacale: convocazione del­l’assemblea. Denunzia di fatti censurabili e di gravi irregolarità. Azio­ne di responsabilità - 7. Relazione all’assemblea dei soci - 8. Pareri e proposte del collegio sindacale - 9. Attività del collegio sindacale in caso di omissione e sostituzione degli amministratori - 10. Attività del collegio sindacale nelle operazioni straordinarie e in altre vicende societarie - 11. Attività del collegio sindacale nella crisi di impresa - NOTE


Premessa

Le Norme di comportamento del Collegio sindacale suggeriscono e raccomandano modelli comportamentali da adottare per svolgere correttamente l’incarico di sindaco. Si tratta di norme di deontologia professionale, rivolte a tutti i professionisti iscritti nel­l’Albo dei Dottori commercialisti e degli Esperti contabili, emanate in conformità a quanto disposto nel vigente Codice deontologico della professione, che, in quanto tali, vanno declinate tenendo in considerazione il caso concreto. Ogni Norma è composta da Principi, corredati da Riferimenti Normativi essenziali e da Criteri applicativi, volti a fornire ai sindaci gli strumenti operativi per lo svolgimento delle proprie funzioni ed è accompagnata da brevi Commenti che analizzano e chiariscono le scelte adottate, nonché le problematiche interpretative che più spesso emergono nella prassi. Le Norme riportano i Principi applicabili in via generale ai componenti del Collegio sindacale di tutte le s.p.a. non quotate [1] e al sindaco unico di s.r.l. che non siano stati incaricati dalla società di effettuare anche la revisione legale. Le Norme sono applicabili ai collegi sindacali di s.a.p.a., nei limiti di compatibilità con la relativa disciplina, e nelle società cooperative, ferme restando, in tal caso, le ulteriori attribuzioni che l’ordinamento affida all’organo di controllo in considerazione della peculiarità del modello [continua ..]

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1. Nomina, incompatibilità e cessazione dei componenti del collegio sindacale

La sezione 1 delle Norme, esplicando le disposizioni di cui agli artt. 2397-2402 del codice civile, affronta le tematiche correlate alla composizione del Collegio sindacale non incaricato della revisione legale, avendo riguardo alla nomina, alle cause di ineleggibilità ed incompatibilità nonché alle situazioni che determinano la cessazione e la sostituzione del sindaco. In questa sezione vengono altresì affrontati le tematiche relative al riconoscimento di una retribuzione dei sindaci che sia equa e adeguata. Rispetto alla previgente versione, le principali modifiche attengono alla Norma 1.4, ove si è posto l’accento sulle differenze tra indipendenza del sindaco e indipendenza del soggetto incaricato della revisione legale e alla Norma 1.6, ove nel caso di cessazione dell’incarico del sindaco, si raccomanda la conservazione della documentazione di supporto alla funzione e alle attività svolte durante l’incarico. Norma 1.1. Composizione del Collegio sindacale Principi Il numero dei componenti del Collegio sindacale è stabilito dall’atto costitutivo. I sindaci devono essere scelti fra soggetti in possesso dei requisiti di professionalità stabiliti dalla legge e dallo statuto. Nelle s.p.a. non può mai essere nominato il sindaco unico. L’organo monocratico può essere nominato unicamente nelle s.r.l. Riferimenti normativi Artt. 2380, 2397, 2398, 2400, 2409-bis, 2477 [continua ..]

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2. Funzionamento del collegio sindacale

La sezione 2 è dedicata alle riunioni e deliberazioni del Collegio sindacale. In essa si forniscono criteri applicativi in ordine alle disposizioni di cui all’art. 2404 c.c., nonché a quelle contenute nella seconda parte dell’art. 2403-bis c.c. in merito all’utilizzo degli ausiliari. Particolare attenzione, nella nuova Norma 2.1, è dedicata alla verbalizzazione e alla tenuta del libro del­l’organo di controllo nonché al ruolo del presidente del Collegio sindacale. Nella stessa Norma, ed è questa la novità più rilevante della sezione, vengono altresì tratteggiate le regole che il collegio è tenuto a rispettare nell’ambito delle riunioni attraverso mezzi di telecomunicazione. Norma 2.1. Funzionamento Principi Il Collegio sindacale ha piena autonomia nell’organizzazione del proprio funzionamento e nello svolgimento delle proprie attività. Si riunisce con cadenza periodica almeno ogni 90 giorni e tutte le volte che lo ritiene necessario ovvero opportuno. I sindaci operano, di norma, collegialmente. I sindaci, una volta cessati dall’incarico, prestano la massima collaborazione ai nuovi sindaci in carica, fornendo loro le informazioni e la documentazione eventualmente richieste. Se l’atto costitutivo o lo statuto lo consentono, indicandone le modalità, ai sindaci è consentito organizzare riunioni periodiche anche con mezzi di [continua ..]

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3. Doveri del collegio sindacale

La sezione 3 è dedicata alle modalità e ai criteri con cui il Collegio sindacale effettua la propria attività di vigilanza. Si tratta, come è noto, di una vigilanza molto ampia che si esercita in ordine alla legge, allo statuto, ai principi di corretta amministrazione, all’adeguatezza e al concreto funzionamento dell’assetto organizzativo, amministrativo e contabile, controlli peraltro enfatizzati dalla novellata formulazione dell’art. 2086 c.c., nonché sul sistema di controllo interno. Meno rilevante risulta l’attività del Collegio sindacale sul bilancio, ove, essendo nominato un revisore esterno, la vigilanza dei sindaci è sostanzialmente limitata alle norme procedurali inerenti alla redazione, all’approvazione e alla pubblicazione dello stesso. La legge enfatizza l’obbligo dei sindaci di mantenere il segreto su tutte le informazioni acquisite nel corso del mandato professionale. Le principali integrazioni attengono alla Norma 3.3 ove in tema di vigilanza sul rispetto dei principi di corretta amministrazione particolare attenzione viene dedicata al conflitto di interessi e ai rapporti con parti correlate alle deleghe conferite ed alle delibere in merito ai finanziamenti e alla Norma 3.4 che meglio connota le verifiche sull’idoneo assetto organizzativo della società. Di nuovo conio è invece la Norma 3.9 destinata a regolare il tema della segretezza e della riservatezza a [continua ..]

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4. Partecipazione alle riunioni degli organi sociali

La sezione 4 si pone l’obiettivo di definire i rapporti tra il Collegio sindacale e gli altri organi della società, come individuati nell’art. 2405 c.c. Particolare attenzione viene dedicata, nella Norma 4.1, al ruolo dei sindaci nelle assemblee speciali, mentre la Norma 4.2 si sofferma sulla rilevanza dei flussi informativi nel consiglio di amministrazione e nei comitati esecutivi, evidenziando i comportamenti a cui il Collegio sindacale è tenuto nel caso in cui le decisioni vengano assunte sulla base di carenti informazioni. Un’importante novità è rappresentata dalla Norma 4.3 che si sofferma sulla vigilanza dei sindaci nelle delicate situazioni di società gestite da un amministratore unico. Norma 4.1. Partecipazione all’assemblea dei soci, alle assemblee speciali degli azionisti, all’assemblea degli obbligazionisti e dei portatori di strumenti finanziari Principi Ai fini dell’adempimento dei doveri di vigilanza, i sindaci, adeguatamente informati, partecipano all’assemblea dei soci e alle assemblee speciali degli azionisti. Il Collegio sindacale accerta che siano osservate le formalità e le disposizioni, fissate dalla legge e previste nello statuto, per la regolare convocazione e costituzione delle assemblee, e, nel corso delle riunioni, deve verificarne il regolare svolgimento. I sindaci sono tenuti a intervenire nel corso del dibattito, qualora ravvisino violazioni della legge o [continua ..]

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5. Poteri di controllo del collegio sindacale

La sezione 5 attiene ai poteri di ispezione e controllo attribuiti ai sindaci dall’art. 2403-bis c.c. Tali poteri possono e devono essere esercitati dal Collegio sindacale anche con scambi di informazione con gli altri soggetti preposti ai controlli societari. Sono quindi analizzati gli scambi informativi con il soggetto incaricato della revisione legale, con l’internal auditor (se nominato), con l’eventuale organismo di vigilanza di cui al d.lgs. 231/2001 a cui è dedicata la Norma 5.5 oggetto di integrazione e, nei gruppi, con i membri degli organi di controllo delle controllate. Norma 5.1. Atti di ispezione e controllo Principi I sindaci, esercitando i poteri loro attribuiti dalla legge, procedono, anche individualmente, ad atti di ispezione e controllo avvalendosi, se del caso, di propri dipendenti e di ausiliari. Riferimenti normativi Art. 2403-bis c.c. Criteri applicativi I sindaci possono, in qualsiasi momento, senza che alcun limite o restrizione possa esser loro eccepita, procedere ad atti di ispezione e di controllo. Tali poteri sono esercitati, di norma, in via collegiale. Qualora un sindaco ritenesse comunque di procedere autonomamente ad atti di ispezione e controllo, è opportuno che di essi, così come dei riscontri effettuati e dei risultati ottenuti, sia data tempestiva informazione scritta, anche attraverso specifico verbale, agli altri componenti. Si ritiene altresì opportuno che, in ragione [continua ..]

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6. Poteri/doveri di reazione del collegio sindacale: convocazione del­l’assemblea. Denunzia di fatti censurabili e di gravi irregolarità. Azio­ne di responsabilità

La sezione 6 declina i poteri/doveri di reazione del Collegio sindacale a fronte di atti di mala gestio, gravi irregolarità ed omissioni degli amministratori. Per meglio connotare gli strumenti di reazione nell’ambito di un’unica sezione, la Norma sulla convocazione dell’assemblea per fatti censurabili del consiglio di amministrazione è stata spostata nella sezione 6, diventando la nuova Norma 6.1. Modifiche e integrazioni di una certa rilevanza hanno interessato la Norma 6.3 nella quale sono stati chiariti i doveri del Collegio sindacale a fronte di presunti atti di mala gestio degli amministratori denunziati dai soci ex art. 2408 c.c. È stata del pari rivista la Norma 6.4 nella quale si è recepita l’importante novità normativa apportata all’art. 2477 c.c. che reintroduce il controllo giudiziario anche nelle s.r.l. Norma 6.1. Potere di convocazione dell’assemblea dei soci Principi Nello svolgimento della funzione di vigilanza, il Collegio sindacale, ricorrendone i presupposti, convoca l’assemblea dei soci formulando, se del caso, proposte e osservazioni. Riferimenti normativi Artt. 2406, 2408 c.c. Criteri applicativi I sindaci, allorché provvedano a convocare l’assemblea dei soci, sono tenuti a darne preventiva comunicazione al presidente del consiglio di amministrazione o all’amministratore unico. In mancanza del presidente del consiglio di amministrazione, la preventiva [continua ..]

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7. Relazione all’assemblea dei soci

La sezione 7 è dedicata alla relazione dei sindaci all’assemblea dei soci in merito ai controlli effettuati dal Collegio sindacale nelle proprie verifiche periodiche, alle eventuali osservazioni sul bilancio e ai rapporti tra questo documento e quello redatto dal soggetto incaricato della revisione legale, anche al fine di definire con maggior precisione le rispettive responsabilità. Novità rilevante della Norma è la possibilità concessa ai sindaci, in caso di giudizio negativo al bilancio espresso dal soggetto incaricato della revisione legale, di non esprimersi in assemblea in merito all’approvazione del bilancio. Norma 7.1. Struttura e contenuto della relazione dei sindaci Principi Il Collegio sindacale ha l’obbligo di riferire all’assemblea dei soci sui risultati dell’esercizio sociale e sull’attività svolta nell’adempimento dei propri doveri mediante una relazione. Riferimenti normativi Artt. 2423, co. 5, 2429, co. 1 e 2, c.c. Criteri applicativi Nella relazione annuale, il Collegio sindacale riferisce all’assemblea sui risultati dell’eser­cizio sociale e sulla attività svolta nell’adempimento dei propri doveri, nonché presenta osservazioni e proposte in ordine al bilancio e alla sua approvazione, con particolare riferimento all’esercizio della deroga di cui all’art. 2423, co. 5, c.c. Nella relazione, il Collegio sindacale riferisce [continua ..]

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8. Pareri e proposte del collegio sindacale

La sezione 8 è stata incisivamente modificata e integrata con 5 nuove Norme. La Norma 8.1 è dedicata all’approvazione vincolante richiesta al collegio in caso di cooptazione degli amministratori; le Norme 8.2. e 8.3. si soffermano sulla proposta motivata del Collegio sindacale per la nomina dell’incaricato della revisione legale e sul parere in caso di cessazione anticipata di quest’ultimo. La Norma 8.4. è dedicata all’unico vero parere contabile rimasto in capo ai sindaci attinente alla iscrizione nell’attivo dello stato patrimoniale dei costi di impianto, ampliamento, sviluppo ed ampliamento. Infine, nuova è anche la Norma 8.5. relativa al parere reso in ordine alla remunerazione degli amministratori investiti di particolari cariche. Laddove il parere o le osservazioni vengono richiesti nell’ambito di un iter più complesso (criteri di valutazione delle azioni nel recesso ex art. 2437-ter c.c., osservazioni in caso di perdite significative ex art. 2446 c.c., congruità del prezzo di emissione delle azioni in caso di aumento di capitale con esclusione o limitazione del diritto di opzione ex art. 2441 c.c., attestazione del rispetto dei limiti di emissioni obbligazionarie 2412 c.c.), l’attività espletata dal Collegio sindacale è oggetto di esame nell’am­bito delle Norme dedicate alle operazioni o ai procedimenti esaminati nel loro complesso. Norma 8.1. Approvazione [continua ..]

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9. Attività del collegio sindacale in caso di omissione e sostituzione degli amministratori

La sezione 9 è finalizzata a esplicitare le attività suppletive del Collegio sindacale rispetto a quelle del consiglio di amministrazione. Il potere vicario del Collegio sindacale si esercita nei casi di omissioni degli amministratori o di sostituzione degli amministratori, laddove si renda necessario comunicare al Tribunale l’intervenuta causa di liquidazione della società e di provvedere ai dovuti provvedimenti pubblicitari presso il competente registro delle imprese. Più partitamente, in modo innovativo rispetto al passato, la Norma 9.2. si sofferma sui doveri/poteri sostitutivi del Collegio sindacale nella gestione ordinaria della società nel caso di sostituzione temporanea dell’amministratore unico o del consiglio di amministrazione venuti a mancare. Norma 9.1. Attività del Collegio sindacale in caso di omissione degli amministratori Principi I sindaci sono chiamati a svolgere funzioni vicarie dell’organo amministrativo nei casi espres­samente previsti dalla legge. Riferimenti normativi Artt. 2367, commi 1 e 2, 2386, co. 5, 2406, co. 1, 2487 c.c., art. 2630 c.c., art. 2631, c.c. Criteri applicativi In caso di inerzia o di omissione degli amministratori, i sindaci sono chiamati a: convocare l’assemblea dei soci, secondo quanto stabilito dalla Norma 5.7., cui si rinvia; presentare al Tribunale le istanze relative allo scioglimento e alla liquidazione della società; eseguire le [continua ..]

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10. Attività del collegio sindacale nelle operazioni straordinarie e in altre vicende societarie

La sezione 10 accoglie una serie di norme finalizzate ad analizzare il comportamento che i sindaci tengono nel corso di operazioni straordinarie delle società: aumenti di capitale (Norma 10.1., nella quale viene meglio analizzato il parere del Collegio sindacale in caso di limitazione o esclusione del diritto di opzione); riduzione del capitale, trasformazione, fusione e scissione. La Norma sui conferimenti (10.5.) si arricchisce della tematica relativa alla cessione di azienda mentre alle problematiche e ai rischi dei sindaci nel caso di affitto di azienda (operazione spesso posta in essere in situazione di crisi) è dedicata la nuova Norma 10.6. Viene confermata la Norma – che da 10.6. è diventata 10.7. – sulle problematiche dei finanziamenti dei soci nei confronti della società attraverso l’emissione di obbligazioni o modalità dirette. Risultano lievemente modificate le Norme sui rapporti fra soci e società e vengono monitorate le problematiche attinenti agli istituti del recesso e dell’esclusione. La sezione si conclude con due Norme relative alla vigilanza esercitata dal Collegio sindacale nelle società unipersonali. La prima riguarda le società operanti in situazioni fisiologiche, la seconda, del tutto innovativa, è dedicata al caso particolare del decesso del socio unico (Norma 10.12.). Norma 10.1. Attività del Collegio sindacale in caso di aumento di capitale Principi Il [continua ..]

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11. Attività del collegio sindacale nella crisi di impresa

La sezione 11 esamina l’attività del Collegio sindacale in situazioni di crisi di impresa e in caso di insolvenza. La vigilanza del Collegio sindacale durante la crisi di impresa, in particolare, è incisa dalla novellata formulazione dell’art. 2086 c.c. In attesa della definitiva entrata in vigore del Codice della crisi d’impresa e dell’insolvenza, accanto alle Norme che restano, per ora, inalterate, si segnalano i nuovi inserimenti effettuati con riguardo alla vigilanza dei sindaci per la rilevazione tempestiva della perdita della continuità e della crisi (Norme 11.1. e 11.2.) di diretta derivazione delle previsioni contenute nell’art. 2086, co. 2, c.c. Norma 11.1. Vigilanza del Collegio sindacale per la rilevazione tempestiva della per­dita della continuità Principi Il Collegio sindacale, nello svolgimento della funzione riconosciutagli dalla legge, vigila che il sistema di controllo e gli assetti organizzativi adottati dalla società risultino adeguati a rilevare tempestivamente segnali di perdita della continuità aziendale. Il Collegio sindacale può chiedere chiarimenti all’organo di amministrazione e, se del caso, sollecitare lo stesso ad adottare opportuni provvedimenti. Riferimenti normativi Artt. 2086, 2381, 2475, co. 6, 2403, 2403-bis, 2409-septies c.c. Criteri applicativi Il Collegio sindacale vigila ai sensi dell’art 2403 c.c. sul rispetto dei principi di [continua ..]

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NOTE

[1] Le Norme di comportamento del collegio sindacale di società quotate, sono state riviste e pubblicate nel mese di aprile 2018. [2] L’aspetto è stato affrontato più di recente da Cass. civ., sez. III, 15 novembre 2019, n. 29719; Cass. civ., sez. I, 8 novembre 2019, n. 28983; Cass. civ., sez. I, 12 aprile 2017, n. 9416, ove si è approdati a esiti differenti da quelli raggiunti dalla copiosa giurisprudenza di merito espressasi a favore della prorogatio. [3] In tal senso, MISE, Circolare del 9 febbraio 2016, n. 3687/C. [4] CNDCEC, Linee guida per la valutazione del rischio, adeguata verifica della clientela, conservazione dei documenti, dei dati e delle informazioni ai sensi del d.lgs. 231/2007 (come modificato dal d.lgs. 25 maggio 2017, n. 90, 22 maggio 2019, 58. [5] Nelle società chiuse il collegio sindacale non è tenuto a conoscere o a esprimere alcun giudizio in merito alla validità e alla correttezza di patti parasociali eventualmente sottoscritti da soci. [6] Cfr. Principio Isa (Italia) n. 550. Parti correlate. [7] Cfr. OIC 12 - appendice G - informativa relativa a parti correlate. [8] Cfr. Relazione Illustrativa al d.lgs. 173/2008. [9] A titolo d’esempio, ISO 45001, ISO 14001, ISO 9001, ISO 37001. [10] Cfr. art. 4, co. 1, d.m. n. 261/2012. [11] Cfr. art. 5, co. 1, d.m. n. 261/2012. [12] Cfr. art. 10, co. 1, d.m. n. [continua ..]

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