In considerazione dell’emanazione delle nuove Norme di comportamento del Collegio sindacale di società non quotate, il presente contributo si propone di analizzarne le novità e le più significative indicazioni riguardanti i flussi informativi, già valorizzati dal legislatore della riforma che come noto ha assegnato all’informazione e alla trasparenza una funzione prioritaria. I flussi informativi rappresentano un elemento centrale della governance di qualsiasi società e dell’attività di controllo cui è preposto il Collegio sindacale, al contempo implicano inevitabilmente l’esistenza di adeguati assetti organizzativi in grado di regolamentare e favorire la circolazione delle informazioni, assetti su cui i Sindaci sono tenuti, per legge, a vigilare, realizzandosi così un esercizio di “carattere circolare” che deve orientare l’attività di controllo.

SOMMARIO:

1. Premessa - 2. La centralità dei flussi informativi nelle nuove Norme di comportamento del Collegio sindacale di società non quotate - 3. Le previsioni delle Norme di comportamento - 4. I poteri-doveri dell’organo di controllo - 5. Il ruolo del Collegio sindacale nel sistema dei flussi informativi - 6. Le adeguate informazioni sulle materie iscritte all’ordine del giorno e l’informativa periodica - 7. L’adeguatezza dell’assetto organizzativo - 8. Considerazioni conclusive - NOTE

1. Premessa

La dottrina più autorevole, ormai da oltre un decennio, è concorde nel ritenere che il tema della circolazione delle informazioni endosocietarie, quale strumento per il più efficace esercizio “dei poteri di controllo da parte del consiglio di amministrazione nei confronti degli organi delegati e da parte del Collegio sindacale nei confronti degli amministratori”, deve essere considerato uno dei profili più qualificanti delle misure di rafforzamento dei meccanismi di “internal governance”, che possono contribuire a ridurre il rischio di comportamenti opportunistici che si legano alla struttura proprietaria tipicamente concentrata delle società italiane e, in generale, dell’Europa continentale [1]. Se è vero che, in generale, l’elaborazione scientifica in materia di informazione endosocietaria e, più in particolare, di doveri informativi deve essere ricostruita distinguendo due diversi periodi di riferimento, quello anteriore e quello successivo alla riforma societaria del 2003, è anche vero che l’attenzione sempre crescente riservata in questi ultimi anni dalla stessa dottrina e dalla giurisprudenza [2] nei confronti dell’informazione e dei doveri informativi è stata particolarmente rilevante e accompagnata da una serie di segnali evolutivi che non trovano precedenti nella storia della Corporate Governance [3]. In un tale scenario, non può passare in secondo piano ed anzi, merita un plauso, la consapevolezza, avvertita dal Consiglio Nazionale dei Dottori Commercialisti e degli Esperti Contabili, dell’importanza dei flussi informativi endosocietari, testimo­niata dall’enfasi data al tema delle informazioni dalle stesse Norme di comportamento del Collegio sindacale di società non quotate [4].

2. La centralità dei flussi informativi nelle nuove Norme di comportamento del Collegio sindacale di società non quotate

Autorevoli rappresentanti del Consiglio Nazionale hanno posto in evidenza che uno dei principali motivi ispiratori delle nuove Norme di comportamento è l’istitu­zionalizzazione di un sistema di flussi informativi interorganici e intraorganici, con auspicabili conseguenze virtuose non solo internamente all’impresa ma anche sul mercato, a beneficio di tutti gli stakeholders [5]. Per raggiungere tale obiettivo, unanimemente condiviso, ma di non facile realizzazione, si è fatto in modo, ed è stato specificatamente previsto, che ogni attività, atto e operazione del Collegio sindacale ruoti e si sviluppi sul perno centrale della circolazione delle informazioni; per cui nelle Norme di comportamento, come meglio si vedrà nel prosieguo, si rileva un diffuso, costante e continuativo richiamo e riferimento ai flussi informativi. In particolare, nelle Norme di comportamento si è inteso attribuire al ruolo del­l’informazione la chiave di volta del sistema dei controlli al fine primario di conseguire il corretto esercizio dell’attività di vigilanza, alla luce del fatto che le Norme di comportamento del Collegio sindacale devono suggerire, e raccomandano, modelli comportamentali da adottare per svolgere correttamente l’incarico di sindaco [6]. Trattasi quindi di Norme di deontologia professionale ma, come si avrà modo di meglio osservare, la circostanza che non ci si trovi dinanzi a fonti normative primarie e/o secondarie non attenua la rilevanza ed il valore dei protocolli organizzativi in esse contenuti. Soprattutto, non attenua il rilievo dei flussi informativi che risultano essere il tema centrale in quasi tutti i “Principi”, i “Criteri applicativi” e i “Commenti” che compongono le Norme. Norme che, come noto, sono in linea con le autorevoli posizioni della più accreditata dottrina giuridica ed economica, e che sono tenute in conto quali parametri di riferimento, anche dalla giurisprudenza, per valutare la diligenza comportamentale dei membri del Collegio sindacale [7]-[8].

3. Le previsioni delle Norme di comportamento

Venendo quindi alle nuove Norme di comportamento, a riprova di quanto accennato, già nella Norma 1 (in particolare nella Norma 1.2, Dichiarazione di trasparenza) si prevede che “I candidati sindaci forniscano all’assemblea dei soci adeguate informazioni sugli incarichi di amministrazione e controllo ricoperti presso altre società”. L’obiettivo è di garantire all’assemblea un’adeguata conoscenza dei candidati. È tuttavia sufficiente svolgere una sommaria analisi, andando oltre la Norma 1, per riscontrare che il tema delle “adeguate informazioni” risulta essere sempre ricorrente in tutte le 11 Norme che compongono il documento [9]. Tale struttura e l’importante, costante e continuativo richiamo alle informazioni porterebbe subito a concludere sulla necessità di modulare l’attività del Collegio sin­dacale al fine di dare ed ottenere adeguate informazioni in ogni momento della vita sociale e, soprattutto, in occasione delle operazioni, decisioni e delibere di mag­giore rilevanza degli organi sociali. Risulta in altri termini, con chiara evidenza, che trattasi in sostanza di un obbligo primario e irrinunciabile, posto in capo al Collegio sindacale per il corretto svolgimento delle attività di vigilanza e controllo [10]. L’analisi delle Norme 3 (Doveri del Collegio sindacale) e 5 (Poteri di controllo del Collegio sindacale) mette in evidenza che il perimetro di azione dell’organo di controllo non si limita a garantire la presenza di flussi informativi nei momenti di maggiore rilevanza per la vita dell’impresa, poiché le prerogative ed il ruolo assegnatigli impongono in primis di vigilare sull’adeguatezza degli assetti organizzativi [11] e quindi, proprio ed anche al fine di garantire adeguati flussi informativi, di svolgere una propedeutica e primaria vigilanza sull’idoneità della struttura organizzativa e, in particolare, dell’intero sistema di funzionigramma e organigramma, dunque un controllo sulle procedure [12]. Se quindi, come detto, tutte le Norme sono caratterizzate da molteplici e diffusi riferimenti ai flussi informativi certificandone, qualora ve ne fosse bisogno, l’estre­ma rilevanza e la centralità ad essi attribuita, in particolare le Norme 3 e 5 enfatizzano la scelta di considerare le informazioni il perno attorno a cui ruota tutta [continua ..]

4. I poteri-doveri dell’organo di controllo

Già da queste considerazioni appare di tutta evidenza che l’attenzione costante e la rilevanza che le Norme di comportamento attribuiscono ai flussi informativi, come si è visto sin dal dettato della Norma 1, non solo non va a scemare nelle norme successive, ma addirittura registra un crescendo costante in tutte le Norme, raggiungendo “l’apoteosi” nella Norma 5, dedicata ai poteri, che costituisce l’anello di congiunzione, il collante tra tutte le attività del Collegio sindacale, poiché trattasi di poteri-doveri dalla cui inosservanza possono conseguire significative responsabilità [16]. L’apice dell’attenzione riservata ai flussi informativi si raggiunge in particolare nel “Commento” della Norma 5 in cui si afferma che “Il Collegio sindacale ricopre un ruolo di estrema rilevanza nella circolazione e nella valutazione dell’informa­zione. Esso rappresenta il crocevia dei flussi informativi tra i diversi organi e le differenti funzioni sociali” [17] (enfasi dell’autore). La determinazione con la quale nel documento si affronta il tema della centralità, rilevanza ed irrinunciabilità dell’informazione appare più che significativa in me­rito alle indicazioni, si può dire perentorie, che il documento ha voluto suggerire e raccomandare per svolgere correttamente l’incarico di sindaco. Tuttavia, nell’esprimere un giudizio significativamente positivo sulle Norme, è necessario chiarire alcuni passaggi ed indagare alcuni aspetti di estrema rilevanza per dare certezza ai sindaci di operare in compliance non solo con le disposizioni normative, ma anche con i modelli comportamentali da adottare e suggeriti dal Con­siglio Nazionale dei Dottori Commercialisti e degli Esperti Contabili; in sostanza, per poter svolgere correttamente l’incarico di sindaco e contenere le responsabilità, oggi sempre più rilevanti, che da tale incarico derivano.

5. Il ruolo del Collegio sindacale nel sistema dei flussi informativi

In particolare, appare opportuno domandarsi cosa esattamente si intenda con l’e­spressione “il Collegio sindacale rappresenta il crocevia dei flussi informativi” contenuta nella Norma 5, e quali siano le attività a carico del Collegio affinché ciò si realizzi. La dottrina [18] ha osservato come “… la complessità dei doveri (e dei controlli) del Collegio sindacale sia evidente, soprattutto dopo la riforma del diritto societario. L’organo di controllo, così come quello gestorio, deve infatti procurarsi costan­temente informazioni periodiche … molto più precise e puntuali rispetto a quanto avveniva in passato”. Posizione più che condivisibile: certamente, il Collegio sindacale deve fare tutto quanto necessario per assicurarsi le informazioni necessarie, rectius adeguate, e/o anche solo opportune, al fine di svolgere un’efficace attività di vigilanza con iniziative continuative volte ad acquisirle e scambiarle, soprattutto con gli altri organi sociali e con il revisore legale. Occorre tuttavia considerare che ciò potrebbe non essere sufficiente. Infatti, occorre preliminarmente accertare che le informazioni siano effettivamente disponibili, ed ancora domandarsi se esista un vademecum che il Collegio sindacale deve seguire per garantirsi adeguati flussi informativi. Occorre ancora domandarsi se sia possibile individuare una gradazione ed un ordine di attività che il Collegio sindacale dovrà porre in essere per assicurarsi il risultato dell’acquisizione e dello scambio di adeguati flussi informativi. In particolare, i Sindaci dovranno vagliare molteplici ipotesi di lavoro e svariate iniziative che potranno essere poste in essere grazie ai doveri e poteri che la legge assicura al Collegio, ma è necessario individuare ed indicare all’operatore, e quindi ai sindaci, una strada maestra da seguire per assicurare adeguati flussi informativi nel rispetto delle disposizioni normative primarie e secondarie nonché delle Norme, anche al fine di contenere le responsabilità che gravano su tale organo.

6. Le adeguate informazioni sulle materie iscritte all’ordine del giorno e l’informativa periodica

In via preliminare va osservato che, se, da una parte, è vero che il legislatore della riforma ha avuto il merito di innovare in tema di flussi informativi [19], in particolar modo con l’introduzione della norma del 2381 c.c. [20], dall’altra, sono state da subito rilevate alcune incongruenze. Tra queste, meritano di essere richiamate quelle che hanno trovato soluzione solo grazie alla dottrina ed alle Norme. La prima risulta dalla lettura del comma 1 della norma richiamata [21] il quale prevede che in occasione del consiglio di amministrazione adeguate informazioni sulle materie iscritte all’ordine del giorno vengano fornite a tutti i consiglieri [22]. Non si comprende il motivo per cui il legislatore non abbia previsto che le stesse informazioni debbano essere fornite anche al Collegio sindacale [23]. Questa lacuna è ancor di più inspiegabile laddove si consideri che nel successivo comma 5 della stessa disposizione si prevede che gli organi delegati riferiscano al consiglio di amministrazione e al Collegio sindacale, con la periodicità fissata dallo statuto e in ogni caso almeno ogni sei mesi [24]. Ora, appare chiaro che tale lasso di tempo risulti assolutamente incompatibile con qualunque gestione, ordinaria e/o straordinaria, di qualunque impresa, a prescin­dere dai profili dimensionali e dalla natura del business [25]. In sei mesi, in effetti, può accadere di tutto, sia in termini di crescita e sviluppo che in termini di contrazione del business, per non citare poi i temi dei “segnali di allarme” e della crisi d’impre­sa [26]. Ebbene, i Principi hanno sicuramente il merito di aver dato risposta e, soprattutto, indicazioni atte a superare le incongruenze evidenziate [27]-[28].

7. L’adeguatezza dell’assetto organizzativo

È necessario poi tentare di razionalizzare le categorie logico-giuridiche elaborate dal legislatore e dalla dottrina al fine di adattarle alle esigenze sempre più complesse dell’impresa [29]. Come si è detto, il Collegio sindacale “rappresenta il crocevia dei flussi informativi tra i diversi organi e le differenti funzioni sociali”: occorre pertanto indagare quali siano, o meglio debbano essere, le modalità con cui il Collegio interpreta tale ruolo. In particolare, il modus operandi a cui l’organo di controllo è tenuto, non solo i doveri e poteri che deve e può attivare, ma precipuamente la scansione temporale, cioè l’ordine che è necessario seguire per assicurare un’adeguata attività di vigilanza e svolgere correttamente l’incarico di sindaco per la tutela dei primari interessi della società, degli azionisti e degli stakeholders, al contempo contenendo e limitan­do le proprie responsabilità. In termini operativi – dopo aver condiviso tutte le posizioni normative, dottrinarie, giurisprudenziali e della stessa best practice, ad iniziare dagli stessi Principi che prevedono lo scambio di informazioni, l’acquisizione delle stesse, un’attività volta alla facilitazione della circolazione e la valutazione dell’adeguatezza delle stesse – si impone una riflessione sulla necessità di agevolare l’implementazione di sistemi organizzativi atti a produrre ed a rendere disponibili adeguate informazioni che lascino poco spazio all’iniziativa dei singoli ed alla manualità. In altre parole, l’attività volta a rendere disponibili adeguate informazioni non può essere possibile e non può essere lasciata alla volontà ed alla diligenza dei vari soggetti ed organi, specificatamente del Presidente, dell’organo delegato, degli am­ministratori non esecutivi, dei soggetti apicali etc. senza la preventiva implementazione di un’adeguata struttura organizzativa [30]-[31] che sia in grado di produrli. Se è vero quindi che, alla luce della complessità dei doveri del Collegio sindacale, l’organo di controllo deve procurarsi costantemente informazioni molto più precise e puntuali rispetto a quanto avveniva nel passato [32], tale attività risulta essere ir­realizzabile se si perde il focus e si omette, [continua ..]

8. Considerazioni conclusive

La centralità dell’attività di vigilanza volta ad accertare la cura, l’esistenza e l’im­plementazione di adeguati assetti organizzativi è strettamente correlata con la necessità di assicurare che gli amministratori improntino l’attività gestoria a principi di corretta amministrazione. Infatti, se le scelte gestionali degli amministratori non possono ritenersi sindacabili perché oramai “sotto tutela” della c.d. business judgment rule [37], è ormai acclarato che il rispetto della clausola della corretta amministrazione “… trova proprio negli assetti adeguati la sua maggiore esplicitazione” [38]. Se però l’obbligo di improntare l’attività dell’impresa a principi di corretta amministrazione spetta esclusivamente agli amministratori, non v’è dubbio che la vigilanza spetti al Collegio sindacale. Il Collegio certamente non potrà sindacare le scelte gestionali degli amministratori, ma dovrà accertare l’implementazione e l’attuazione degli assetti e in particolar modo delle regole interne, procedure, organigrammi, funzionigrammi, ecc. che consentono di adeguare l’efficienza della struttura organizzativa alle dimensioni e alla natura del business dell’impresa. Ancora una volta trattasi di un “esercizio circolare” a carico del Collegio sindacale, laddove occorrerà riscontrare l’implementazione da parte del delegato di procedure e presidi atti ad assicurare adeguati flussi informativi, sulla base dei quali il consiglio di amministrazione valuterà l’adeguatezza dell’assetto organizzativo della società. L’informativa dovrà quindi consentire una valutazione in concreto dei sistemi adottati, “delle procedure seguite per verificare l’efficienza e l’efficacia, della correttezza e dell’idoneità … delle metodologie di organizzazione e di controllo …” [39]. Se quindi è giusto affermare che “correttezza dell’amministrazione sociale e ade­guatezza degli assetti organizzativi, amministrativi e contabili costituiscono oggi due delle più rilevanti clausole generali del moderno diritto societario” [40] si ritiene ormai acclarata l’irrinunciabilità dell’implementazione di adeguati flussi informativi [continua ..]

NOTE